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Et Plus Encore...
"Profitez d'un maximum de logiciel pour optimiser votre temps de travail et votre efficacité !"
Ce logiciel installé pour tous nos utilisateurs regroupe l'intégralité de nos outils et programmes que nous fournissons. C'est en quelque sorte un widget qui vous permettra notamment de communiquer avec nos services, de consulter toutes les documentations mises à votre disposition, de nous "donner la main" en cas de nécessité. Vous pourrez aussi, en cas de gestion multi-établissement, d'y accéder via cet outil. Enfin, il vous permettra de sauvegarder et mettre à jour automatiquement les produits Hoptis.
"La recherche de l’intégrité du calcul des mensualités et du processus de
facturation."
Ce logiciel vous permettra de gérer vos structures de petite enfance. Son large panel de paramétrage
vous permettra d'utiliser au maximum toutes les fonctionnalités de ce dernier.
Les parents et les enfants: via les fiches parents/enfants, renseignez les informations sur leur
état civil, gérer les autorisations de la crèche et des personnes habilités, récupérez les revenus de la famille automatiquement avec notre
outil de récupération CAF Pro, consultez les dossiers médicaux, les différents contrats, les factures et les règlements, l'historique des
mails envoyés, les états statistiques tel que le bilan sur facturation, le bilan des contrats ou le détail des heures réalisées, l'ajout et
la sauvegarde de des fichiers depuis votre ordinateur vers notre application.
Les contrats: il existe trois principaux types de contrats. Le contrat PSU planifié, le contrat à l'heure et le contrat
volume horaire qu'il soit mensuel ou hebdomadaire. Quel que soit le contrat vous pourrez planifier des semaines types, personnaliser les
horaires de vos journées, choisir le mode de remboursement des congés, la méthode de facturation, la mensualisation de votre contrat, choisir un réservataire personnalisé.
De plus, vous pourrez modifier à tout moment les données de ce contrat, avec un effet rétroactif ou pas, même après que la facturation ai déjà
eu lieu afin d'éditer un ou plusieurs avenants. Cette fonction, souvent utilisée, notamment lors de la mise à jour des taux horaires, garantie
l'intégrité du contrat lors du recalcule des mensualités ou des ajustements contrats à effectuer.
La gestion du temps: le bon traitement des journées enfants est indispensable à la gestion administrative des crèches.
En effet, vous pourrez pointer vos enfants en valorisant les heures planifiées ou réalisées, rembourser ou facturer les absences, utiliser
les congés contractuels, les carences et les adaptations. Hoptis s'engage à vous guider à chaque étape et nous avons développé de nombreuses
fonctions vérifiant les données saisies afin d'éviter toute altération entre le contrat et les données saisies; tout cela dans l'optique
de livrer des statistiques cohérentes et fiables.
Les statistiques: de nombreuses statistiques sont intégrées dans Hoptis Gestion afin de simplifier la collecte de données
demandées par l'administration, les mairies, la CAF. Ces états annuels, trimestriels, hebdomadaires ou journaliers, peuvent être triés selon
de nombreux critères. Ainsi, vous pourrez consulter votre taux de fréquentation et d'occupation, vos heures réelles et facturées, éditer les
attestions fiscales et plus encore...
La facturation: vous pouvez choisir d'éditer vos factures en fin ou début de mois, ajouter des lignes de factures
manuellement, bloquer vos périodes de facturation, personnaliser l'impression des factures, les envoyer par mail, gérer vos modes de
règlement, éditer des relances personnalisées, générer des fichiers de prélèvements (SEPA et PESV2) en accord avec la législation et les banques,
produire des bordereaux de remise de chèque, exporter l'ensemble de vos écriture en comptabilité.
Hoptis Gestion est un outil complet et puissant que vous pouvez utiliser en réseau local ou distant via l'hébergement des bases de données sur nos serveurs.
"Une interface simple et ergonomique permet une utilisation intuitive du logiciel, simplifiant considérablement la formation, même et surtout pour des novices en informatique. "
Afin de répondre à vos besoins opérationnels de façon pratique, HoptisALSH a été conçu en association avec des professionnels de terrain et des contrôleurs CAF agréés. En outre, la conception très ouverte du système vous permet de paramétrer chaque élément du logiciel, finement mais simplement, pour l'adapter au mieux à vos habitudes de travail, augmentant ainsi votre productivité et votre efficacité.
Gestion multi établissements: chaque établissement déclaré au sein du logiciel est individuellement défini par une fiche complète permettant de définir le type de garde (périscolaire, CLSH, cantine), de prévoir le planning d'ouverture ou de gérer l’automatisme de la tarification.
En ces temps technologiques, c'est à l'information de venir à vous, et non le contraire...
Personnalisation des droits d’accès au logiciel: en quelques "clics", vous saurez accorder des droits d'accès personnalisés à chacun des utilisateurs du logiciel qui auront ainsi, en fonction de leur poste ou de leur rôle, la possibilité d'utiliser l’ensemble ou une partie des fonctionnalités du logiciel dès la saisie de leur mot de passe. Inutile désormais d'avoir un ingénieur réseau à disposition pour administrer et partager votre outil de gestion...
Vous gardez la maîtrise complète de votre outil et bénéficiez d’une totale autonomie.
Gestion des dossiers individuels: les dossiers des enfants contiennent l’ensemble des informations dont vous avez besoin au quotidien : lien vers les fiches des parents, dossier d’inscription, personnes habilitées et à appeler en cas d’urgence, maladies contractées, allergies, régime alimentaire...
Il vous est alors possible de gérer dans la fiche enfant l’ensemble des informations le concernant mais aussi les aspects administratifs reliés à la famille. De plus, un outil supplémentaire est mis à votre disposition : CAFPRO qui vous permet de rapatrier toutes les informations financières de la famille sans passer par des démarches administratives complexes.
Gestion des inscriptions et plannings: HoptisALSH vous facilite la planification de chaque enfant en l’automatisant presque entièrement. En effet, une inscription génère automatiquement un planning qu’il est possible de modifier manuellement.
Un outil supplémentaire s’offre à vous car il est désormais possible d’activer la gestion des quotas multicritères afin de bloquer les planifications supplémentaires ou simplement vous informer d’une planification excessive.
Ce mode de gestion vous permet par ailleurs d’imprimer une multitude de listings sous des formats divers et variés (jour, semaine, période prédéfinie).
Suivi des entrées et sorties: fin des pointages horaires et du décompte des temps de présence ! Terminées les absences non contrôlées ou les dépassements d'horaires répétés ! HoptisALSH récupère automatiquement les données des bornes et les compare aux plannings avant de vous les soumettre traitées et triées, pour vous aider à prendre les décisions qui s'imposent.
Au-delà, si des incidents techniques se produisent (entrée ou sortie non badgée), votre logiciel va jusqu'à vous suggérer les différentes possibilités d'apurement.
Traitement des journées: après validation des temps, la journée est traitée automatiquement en fonction du planning et des heures de présence. Les horaires confirmés par la borne génèrent la consommation des heures contractuelles, la remise des heures justifiées ou la facturation des heures injustifiées.
Seules les heures supplémentaires restent à l’appréciation du Directeur.
Edition de statistiques et d’états: de la visualisation des courbes de fréquentations quotidiennes ou mensuelles, jusqu'à l'état CAF annuel, HOPTIS sait tout faire : pour une visibilité accrue de la vie de vos établissements et une meilleure anticipation des flux périodiques de fréquentation.
Du tableau de bord visualisant les différents taux d’occupation à l’état CAF nominatif en passant par le suivit mensuel des différentes heures.
Facturation et export en comptabilité/paye: En fonction des horaires réalisés ou planifiés, et tenant compte des apurements que vous aurez effectués, HOPTIS génère automatiquement les cumuls nécessaires à la facturation et regroupe les enfants communs à une famille pour vous permettre d'éditer les factures une par une ou en série (facturation automatique). Les factures sont ensuite archivées pour vous permettre d'en suivre le recouvrement.
Il vous sera alors possible de gérer toutes vos relances grâce à notre logiciel. Naturellement, vous restez totalement maître du contenu des factures et avez toute liberté d'y ajouter : remises, articles supplémentaires ou observations…
Enfin, à partir des données collectées, HOPTIS est capable de générer des fichiers exportables vers la plupart des logiciels de comptabilité et de paye du marché afin d’exporter vos factures en compta directement ou en trésorerie à l’aide des rôles MRE.
Notre équipe se tient naturellement à votre disposition pour étudier la création d'interfaces spécifiques avec vos logiciels préférés, ou pour adapter le logiciel à vos besoins particuliers.
"Le centralisateur de toutes vos relations avec les familles"
Ce logiciel peut être utilisé en mono ou multi établissement. Il permet des centraliser les demandes de préinscription des familles et de renseigner les informations dont la crèche a besoin afin de terminer et valider leurs demandes.
L'accès peut être limité à un ou plusieurs établissements selon les utilisateurs et chacun d'entre eux à accès aux informations concernant sa propre crèche mais bénéficie aussi des fiches familles des autres structures en cas de transfert par exemple.
En association avec Hoptis Enfance, la préinscription est "maîtresse" des données relatives aux coordonnées de votre établissement. En cas de changement de directrice, par exemple, la mise à jour dans Hoptis Enfance se fera automatiquement.
De plus, la préinscription peut être reliée avec un site de préinscription en ligne pour les familles que nous pouvons mettre à votre disposition. En effet, les parents seront chargés de remplir eux-mêmes les informations que vous estimerez nécessaires.
Ainsi, vous verrez apparaître automatiquement des demandes de préinscription que vous pourrez accepter ou refuser, mais surtout, que vous pourrez importer dans Hoptis Enfance. Votre temps de travail sera donc considérablement réduit.
La préinscription est aujourd'hui devenue un élément indispensable à la gestion des établissements de petite enfance. Il vous permettra de promouvoir votre crèche, d'apparaître sur internet et les réseaux sociaux et d'améliorer vos taux d'occupation qui font souvent défaut et qui sont trop souvent pénalisés par la CAF.
"Lorsque la gestion des employés devient un plaisir..."
Notre nouvel logiciel de ressources humaines, en développement constant, vous permettra de créer, éditer, consulter, renouveler, les contrats de votre personnel. A terme, vous pourrez les payer mais aussi gérer leurs heures de présence et les affecter ou les muter sur les structures concernées.
Hoptis Rhodium est un outil simple à utiliser, étudié afin de faciliter votre navigation à l'intérieur de ce dernier mais aussi paramétrable afin d'autoriser les personnes à consulter les informations auxquels elles ont droit de regard.
Fini les logiciels qui se multiplient sur votre poste de travail et polluent votre ordinateur ainsi que votre organisation. Vous pouvez désormais gérer l'intégralité de votre crèche avec nos outils compatibles et interactifs qui sont en continuelle communication et qui vont permettront de ce fait d'accéder plus facilement aux données dont vous avez besoin.
"Une surveillance totale de vos structures en un clin d'œil."
State est un outil performant et indispensable lorsque l'on doit gérer plusieurs établissement. En effet, vous retrouverez toutes les informations et les statistiques nécessaires au bon fonctionnement de vos différentes structures.
Vous pourrez ainsi consulter l'ensemble des familles qui côtoient vos crèches, envoyer des mails en masse à des listes prédéfinies, surveiller l'avancement de la facturation, récupérer vos heures CAF afin de remplir correctement vos déclarations ou encore gérer les réservataires lorsqu'il s'agit de crèches d'entreprises.
Vous simplifierez et optimiserez considérablement votre temps de travail grâce à la vision d'ensemble qu' Hoptis State vous apporte.
"Concrétisez vos recettes et vos dépenses."
La comptabilité est bien plus qu'indispensable, elle est obligatoire. C'est pourquoi nous mettons à votre disposition un outil de gestion commercial et de comptabilité à votre disposition.
Vous pourrez gérer vos stocks, vos fournisseurs, vos clients, générer des devis, des commandes, des factures, contrôler vos saisies avec vos relevés bancaires, prélever automatiquement vos factures, passer des opérations diverses manuellement...
Aussi, la plupart des gestionnaires de crèches confient leur comptabilité lorsque cette dernière devient trop compliquée à gérer. Ils préfèrent donc utiliser des outils professionnels reconnus sur le marché par les experts comptables.
Une question se pose alors. Comment transmettre vos factures et règlements que vous avez édités dans nos autres logiciels vers votre comptabilité? C'est ici qu'intervient Hoptis Compta. En effet grâce à lui, vous pourrez importer toutes vos écritures comptables de d'autres logiciels Hoptis et puis les exporter vers votre logiciel de comptabilité dans le format qui lui est propre!
Plus de saisie de données en double! Un contrôle permanent des écritures exportés qui seront bloqués dans les logiciels concernés afin d'éviter tout écart. Enfin, il est possible de mettre en place une automation des exports afin de vous éviter de transférer les écritures vous même!
Hoptis Compta vous permettra sans effort et sans implication de votre part à transférer vos écritures vers votre comptable. Un gain de temps, d'argent, et une sécurité supplémentaire afin de vous éviter les erreurs de saisies.
"Responsabilisez les familles et améliorez votre taux de fréquentation."
Nos bornes évoluées vous permettront de récupérer automatiquement les pointages des familles sur plusieurs tranches horaires. Plusieurs logiciels de borne ont été développés en vue de satisfaire les spécificités de chacun de nos clients.
Les bornes tactiles que nous vous proposons sont subventionnées par la CAF et nous réalisons une maintenance permanente sur ces dernières. Vous pourrez affichez des messages d'accueil aux parents, masquer les noms des enfants en partie afin de conserver une certaine confidentialité des personnes qui fréquentent vos crèches, afficher les photos des enfants ou encore souhaiter leur anniversaire.
Il est aussi possible de trier les enfants par groupe ou section afin d'accéder plus rapidement à son enfant. Nos bornes ont un système de vérification de pointage afin d'éviter les erreurs car bien souvent les enfants se prennent au jeu et aiment se reconnaître afin de s'enregistrer eux-mêmes!
C'est donc un outil ludique est extrêmement simple d'utilisation que vous allez très vite adopter.
"Toujours aller plus loin."
Chez nous la maintenance est gratuite, le SAV immédiat et les mises à jours automatisées. En effet, quel que soit le produit que vous choisirez, il sera installé tous les plugins que nous développons et qui vous aideront à rester constamment en lien avec nos services. Les mises à jour sont recherchées automatiquement, vous pourrez visionner les améliorations apportées par les nouvelles versions d'Hoptis.
Il est aussi possible d'installer un "sniffer" permettant de localiser votre ordinateur, ce qui peut se révéler utile contre les vols, mais aussi des outils de sauvegarde de données périodiques sur nos serveurs afin de ne jamais perdre vos dossiers et fichiers de travail.
Hoptis s'engage à vous apporter tout le soutien dont vous avez besoin et à vous accompagner à chaque étape afin de vous aider à mieux gérer vos structures.